Как получать заказы от агентств, площадок и свадебных организаторов

Партнёры отправляют заказы тем, с кем им спокойно: кто отвечает быстро, даёт понятную смету и сам сообщает, что происходит с клиентом. Для многих кейтерингов и выездных баров агентства, площадки и свадебные организаторы со временем дают 30–50% заказов, и почти всегда это крупные и предсказуемые мероприятия.

Какие бывают партнёры и чем они отличаются?

Партнёры делятся на четыре типа, и каждому нужно своё.

Начните с одного-двух типов. Площадки дают самый стабильный поток: один хороший контакт в усадьбе, где проходит 30–40 свадеб в сезон, стоит десятка разовых рекомендаций.

Что нужно партнёру от кейтеринга?

Партнёру нужно, чтобы с вами было меньше работы, чем без вас. Он отвечает перед своим клиентом, и любая ваша задержка или ошибка — его проблема.

Что подготовить заранее:

• Короткий прайс для партнёров на одной странице: пакеты, цена за гостя со ступенями, что входит, что стоит отдельно. Пример: «Классика» €36 до 29 гостей, €33 от 30, €30 от 50, без НДС.
• Смету, которую можно переслать клиенту без правок: аккуратную, с логотипом, без внутренних пометок.
• Технические требования на полстраницы: сколько места нужно бару, нужна ли розетка 220 В и вода, во сколько заезд, сколько времени на монтаж.
• Фото и короткое описание для презентаций агентства: 10–15 хороших фото с мероприятий и 3–4 предложения о вас.
• Один контакт — менеджер, который отвечает партнёру всегда, а не «кто свободен».

Комиссия или нетто-цены: как договориться?

Есть две рабочие модели, и выбирать стоит под то, кто выставляет счёт клиенту.

Комиссия. Партнёр приводит клиента, договор и счёт — между вами и клиентом, партнёр получает процент. На практике договариваются в диапазоне 5–15% от суммы заказа без НДС. Подходит площадкам, свадебным организаторам и смежным подрядчикам.

Нетто-цены. Вы даёте агентству цену ниже публичной, агентство само выставляет счёт клиенту со своей наценкой. Подходит event-агентствам, которые продают клиенту мероприятие целиком.

Пример на 100 гостей по €33 за гостя без НДС, сумма €3 300:

Что записать в договоре или хотя бы в письме: размер комиссии или скидки, от какой суммы считается (обычно без НДС и без доставки), когда выплачивается (обычно после оплаты клиентом) и что с повторными заказами этого клиента. Налоговые вопросы — как оформлять выплату комиссии и счета — уточните у своего бухгалтера или в VID.

Как быть с прозрачностью цен для клиента?

Главное правило: клиент партнёра не должен увидеть цену ниже, чем ему назвал партнёр. Если агентство продаёт ваш бар за €3 600, а клиент случайно находит у вас на сайте тот же пакет за €3 300, вы теряете агентство.

Как этого избежать:

• Публичные цены — одинаковые для всех. Партнёрская скидка или комиссия идёт из вашей маржи, а не через «специальную цену для клиента».
• Не уводите клиента. Если клиент агентства пишет вам напрямую, сообщите агентству и работайте через него.
• Партнёр видит клиентские цены, но не ваши затраты. Он должен понимать, сколько платит клиент, но не должен видеть себестоимость и зарплаты барменов.
• Повторный заказ — по договорённости. Заранее решите, получает ли партнёр комиссию, если клиент через год придёт к вам сам. Частый вариант — комиссия за все заказы клиента в течение 12 месяцев.

Как держать партнёра в курсе?

Сообщайте партнёру о каждом изменении статуса его заказа, не дожидаясь вопроса. Это самое простое, что выделяет вас среди других подрядчиков.

Минимальный набор сообщений:

1. Заявка получена — в течение часа: «Получили, смета будет сегодня до 17:00».
2. Смета отправлена — с копией сметы.
3. Клиент подтвердил или отказался — с причиной отказа, если она известна.
4. За неделю до мероприятия — финальное количество гостей, тайминг, кто старший на смене.
5. После мероприятия — короткий отчёт: всё прошло, были ли инциденты, 3–5 фото.

О том, как провести разговор с клиентом после мероприятия, — в гайде звонок после мероприятия, а о скорости ответа на заявки — в гайде как отвечать на заявки.

Как найти первых партнёров?

Начните с площадок, где вы уже работали. Позвоните менеджеру площадки после удачного мероприятия, предложите прайс для партнёров и бесплатную дегустацию для их команды.

План на первые 2 месяца:

• составьте список из 10–15 площадок и 5–10 организаторов в вашем регионе;
• отправьте каждому короткое письмо с прайсом, фото и предложением дегустации;
• через неделю позвоните тем, кто не ответил;
• после первого совместного заказа отправьте партнёру отчёт и спросите, что улучшить.

Чего не стоит делать: обещать партнёру эксклюзив в городе, пока он не приводит стабильный объём, снижать для него цену ниже себестоимости ради первого заказа и отвечать на заявки партнёров медленнее, чем на прямые. Каждое из этих решений потом сложно отменить.

Как это выглядит в Garnify

В Garnify партнёр отправляет заявку в один клик и видит, как она становится мероприятием. Он видит клиентские цены и статус, но никогда не видит ваших затрат. Подробнее: garnify.com/ru.