Ar ko vadīt ēdināšanas uzņēmumu: Excel, parasts CRM vai specializēta sistēma

Īsā atbilde: sākumā pietiek ar Excel vai Google Sheets, parasts CRM labi vada pārdošanu, bet nezina, kas ir pasākums, savukārt specializēta ēdināšanas sistēma sasaista pasūtījumu, tāmi, komandu un noliktavu vienā vietā. Pareizā izvēle nav par to, kura programma ir „labākā“, bet par to, kur jūsu uzņēmumā šobrīd ir vislielākais haoss.

Kādas ir iespējas?

Ir trīs rīku klases, un katra aptver savu darba daļu.

1. Tabulas — Excel, Google Sheets, dažreiz Notion vai Airtable. Elastīgi, bez maksas vai gandrīz bez maksas, visu veidojat paši.
2. Universālie CRM — HubSpot, Pipedrive un līdzīgi. Veidoti jebkuras nozares pārdošanas komandām: piltuve, darījumi, kontakti, e-pasti, atgādinājumi.
3. Pasākumu un ēdināšanas sistēmas — piemēram, Caterease, Total Party Planner, Event Temple, Planning Pod, Garnify. Veidotas ap pasākumu: datums, vieta, viesi, ēdienkarte vai bārs, personāls, dokumenti komandai.

Salīdzinājuma tabula

Kad pietiek ar Excel vai Google Sheets?

Ar tabulām pietiek, ja mēnesī ir līdz 4 pasākumiem un ar tiem strādā 1–2 cilvēki. Pie šāda apjoma viss ir īpašnieka galvā, un tabulas elastība ir pluss: formātu var mainīt katram jaunam pasūtījuma veidam.

Tabulas sāk traucēt, kad:

• to pašu informāciju turat trīs vietās — tabulā, čatā un e-pastā;
• tāmes taisa, kopējot vecās, un tajās nonāk novecojušas cenas;
• maiņas saskaņojat ar katru bārmeni atsevišķi.

Par pazīmēm un pāreju vienā vakarā — ceļvedī no Excel uz CRM.

Kad der HubSpot, Pipedrive vai cits universāls CRM?

Universāls CRM der, ja jūsu galvenais uzdevums ir pārdošana: daudz ienākošo pieteikumu, vairāki menedžeri, ilgas sarunas ar korporatīvajiem klientiem. Šie rīki ļoti labi dara to, kam radīti: piltuve, atgādinājumi par nākamo soli, sarakstes vēsture, atskaites par menedžeriem.

Kā tajos parasti nav bez nopietnas pielāgošanas:

• cenas par viesi ar pakāpēm pēc viesu skaita (piemēram, €36 līdz 29 viesiem, €33 no 30, €30 no 50);
• pasākuma kā atsevišķa objekta ar vietu, laika plānu un komandas sastāvu;
• maiņu, bārmeņu apstiprinājumu un noliktavas savākšanas saraksta.

Praksē ēdināšanas uzņēmums universālā CRM bieži dzīvo tā: pārdošana — CRM, bet izpilde — atkal tabulās un čatos. Tas ir labāk nekā nekas, bet haoss vienkārši pārceļas no pārdošanas uz virtuvi un noliktavu.

Kad vajag specializētu ēdināšanas vai pasākumu sistēmu?

Specializēta sistēma vajadzīga, ja jums ir regulāri pasākumi, pastāvīga maiņu komanda un inventārs, kas brauc uz izbraukumiem. Galvenā atšķirība — centrā ir pasākums, nevis darījums: tam piesaistīts klients, vieta, tāme, cilvēki un lietas.

Šīs klases sistēmas ļoti atšķiras pēc fokusa. Vispārīgi:

• Caterease un Total Party Planner — sen tirgū zināmas programmas ēdināšanas uzņēmumiem ar uzsvaru uz ēdienkartēm, receptēm, banketu pasūtījumiem (BEO) un virtuves dokumentiem. Paredzētas galvenokārt ēdināšanai ar savu virtuvi.
• Event Temple — pārdošanas un banketu sistēma viesnīcām un pasākumu vietām: zāļu rezervācijas, grupas, banketu dokumenti.
• Planning Pod — platforma pasākumu organizatoriem un vietām: plānošana, dokumenti, darbs ar klientiem.
• Garnify — CRM ēdināšanai un izbraukuma bāriem: paketes ar cenu par viesi, klienta lapa ar tāmi, maiņas caur Telegram botu, noliktavas savākšanas saraksts, darbs ar aģentūrām.

Pirms izvēles pārbaudiet trīs praktiskas lietas: kādās valodās ir komandas saskarne un klienta dokumenti, vai sistēma der jūsu formātam (virtuve, bārs, pasākumu vieta) un cik ilgi aizņems jūsu datu pārnešana.

Kā izvēlēties: jautājumi pirms lēmuma

Drošākais veids, kā izvēlēties, — atbildēt uz pieciem jautājumiem un izmēģināt 2–3 sistēmas ar reāliem pasūtījumiem, nevis demo datiem.

1. Kur šobrīd ir vislielākais haoss? Pieteikumos — skatieties uz piltuvi. Maiņās un izbraukumos — uz darbu ar komandu un noliktavu.
2. Cik pasākumu mēnesī un cik cilvēku pie tiem strādā? Līdz 4 un 1–2 cilvēki — tabulas. No 10 un pastāvīga komanda — specializēta sistēma.
3. Kā jūs pārdodat? Ja galvenais modelis ir cena par viesi ar pakāpēm, pārbaudiet, vai sistēma to prot bez formulām.
4. Kas to lietos? Bārmeņi un pavāri reti grib instalēt vēl vienu lietotni. Paskatieties, kā sistēma līdz viņiem nonāk.
5. Kādā valodā strādā komanda un klienti? Latvijā bieži vajag latviešu, krievu un angļu valodu vienlaikus.

Praktisks tests: paņemiet divus pagātnes pasākumus — vienkāršu un sarežģītu — un izejiet tiem cauri sistēmā no sākuma līdz beigām, no pieteikuma līdz inventāra atgriešanai. Pēc 1–2 stundām būs skaidrs, vai tā jums der.

Kā tas izskatās Garnify

Garnify ir veidots ēdināšanai un izbraukuma bāriem: darījumā var būt viens vai vairāki pasākumi, tāmi saliek no paketēm ar cenu par viesi, klients to apstiprina pa saiti ar vienu klikšķi, bet bārmeņi saņem maiņas caur Telegram botu, neko neinstalējot. Saskarne komandai un klientiem ir latviešu, angļu un krievu valodā. Izmēģināt var 2 mēnešus bez maksas: garnify.com/lv.