Чем вести кейтеринг: Excel, обычная CRM или специализированная система

Короткий ответ: на старте хватает Excel или Google Таблиц, обычная CRM хорошо ведёт продажи, но не знает, что такое мероприятие, а специализированная система для кейтеринга связывает заказ, смету, команду и склад в одном месте. Правильный выбор зависит не от того, какая программа «лучше», а от того, где у вас сейчас больше всего хаоса.

Какие вообще есть варианты?

Есть три класса инструментов, и каждый закрывает свою часть работы.

1. Таблицы — Excel, Google Таблицы, иногда Notion или Airtable. Гибко, бесплатно или почти бесплатно, всё настраиваете сами.
2. Универсальные CRM — HubSpot, Pipedrive и похожие. Сделаны для отделов продаж любой отрасли: воронка, сделки, контакты, письма, напоминания.
3. Системы для мероприятий и кейтеринга — например, Caterease, Total Party Planner, Event Temple, Planning Pod, Garnify. Сделаны вокруг мероприятия: дата, площадка, гости, меню или бар, персонал, документы для команды.

Сравнительная таблица

Когда достаточно Excel или Google Таблиц?

Таблиц достаточно, если у вас до 4 мероприятий в месяц и над ними работают 1–2 человека. На этом объёме всё помещается в голове владельца, а гибкость таблицы — плюс: формат можно менять под каждый новый тип заказа.

Таблицы начинают мешать, когда:

• одну и ту же информацию держите в трёх местах — таблице, чате и почте;
• сметы собираются копированием прошлых и в них попадают старые цены;
• смены согласуете вручную с каждым барменом.

Подробнее о признаках и о том, как переехать за вечер, — в гайде из Excel в CRM.

Когда подходит HubSpot, Pipedrive или другая универсальная CRM?

Универсальная CRM подходит, если ваша главная задача — продажи: много входящих заявок, несколько менеджеров, длинный цикл переговоров с корпоративными клиентами. Такие системы хорошо делают то, для чего созданы: воронка, напоминания о следующем шаге, история переписки, отчёты по менеджерам.

Чего в них обычно нет без серьёзной настройки:

• цены за гостя со ступенями по количеству гостей (например, €36 до 29 гостей, €33 от 30, €30 от 50);
• мероприятия как отдельного объекта с площадкой, таймингом и составом команды;
• смен, подтверждений от барменов, сборочного листа со склада.

На практике кейтеринг на универсальной CRM часто живёт так: продажи в CRM, а исполнение — снова в таблицах и чатах. Это лучше, чем ничего, но хаос просто переезжает из отдела продаж на кухню и склад.

Когда нужна специализированная система для кейтеринга или мероприятий?

Специализированная система нужна, когда у вас регулярные мероприятия, постоянная команда на сменах и инвентарь, который ездит на выезды. Её главное отличие — в центре стоит мероприятие, а не сделка: к нему привязаны клиент, площадка, смета, люди и вещи.

Внутри этого класса системы сильно отличаются по фокусу. В общих чертах:

• Caterease и Total Party Planner — давно известные на рынке программы для кейтеринговых компаний, с акцентом на меню, рецептуры, банкетные заказы (BEO) и документы для кухни. Рассчитаны в первую очередь на кейтеринг с собственной кухней.
• Event Temple — система продаж и банкетов для отелей и площадок: бронирование залов, групповые заезды, банкетные документы.
• Planning Pod — платформа для организаторов мероприятий и площадок: планирование, документы, работа с клиентами.
• Garnify — CRM для кейтеринга и выездных баров: пакеты с ценой за гостя, страница клиента со сметой, смены через Telegram-бот, сборочный лист со склада, работа с агентствами.

Перед выбором проверьте три практичных вещи: на каких языках интерфейс для команды и документы для клиента, подходит ли система для вашего формата (кухня, бар, площадка) и сколько времени займёт перенос ваших данных.

Как выбрать: вопросы перед решением

Самый надёжный способ выбрать — ответить на пять вопросов и проверить 2–3 системы на реальных заказах, а не на демо-данных.

1. Где у вас сейчас больше всего хаоса? В заявках — смотрите на воронку. В сменах и выездах — на работу с командой и складом.
2. Сколько мероприятий в месяц и сколько людей на них работает? До 4 и 1–2 человека — таблицы. От 10 и постоянная команда — специализированная система.
3. Как вы продаёте? Если основная модель — цена за гостя со ступенями, проверьте, умеет ли система это без формул.
4. Кто будет пользоваться? Бармены и повара редко готовы ставить ещё одно приложение. Посмотрите, как система доходит до них.
5. На каком языке работают команда и клиенты? Для Латвии часто нужны латышский, русский и английский одновременно.

Практичный тест: возьмите два прошлых мероприятия — простое и сложное — и проведите их в системе целиком, от заявки до возврата инвентаря. За 1–2 часа станет понятно, подходит ли она вам.

Как это выглядит в Garnify

Garnify сделан для кейтеринга и выездных баров: у сделки одно или несколько мероприятий, смета собирается из пакетов с ценой за гостя, клиент утверждает её по ссылке в один клик, а бармены получают смены через Telegram-бот без установки приложений. Интерфейс для команды и клиентов — на латышском, английском и русском. Попробовать можно 2 месяца бесплатно: garnify.com/ru.