Izbraukuma pasākuma čeklists: no rezervācijas līdz glāžu atgriešanai

Izbraukuma pasākums iztiek bez pārsteigumiem, ja katram posmam ir savs īss saraksts un viens atbildīgais. Zemāk ir astoņi posmi — no rezervācijas līdz sazināšanās ar klientu pēc pasākuma — ar punktiem, kurus var iekopēt savā šablonā.

Kā lietot: katrs punkts ir viena darbība, ko var atzīmēt. Katram posmam ir viens atbildīgais, pat ja darbu dara vairāki.

1. posms. Rezervācija: kas jāfiksē apstiprinot

Rezervācija ir apstiprināta, kad klients saskaņojis tāmi un samaksājis avansu, nevis kad pateicis „jā, ņemam“.

• [ ] Datums, bāra darba sākuma un beigu laiks
• [ ] Vieta: adrese, nosaukums, administratora kontakts
• [ ] Aptuvenais viesu skaits (galīgais — 5–7 dienas pirms)
• [ ] Formāts: all inclusive uz viesi, apmaksa pēc patēriņa, bārmenis pa stundām
• [ ] Pakete vai karte vispārīgi
• [ ] Tāme rakstiski saskaņota ar klientu
• [ ] Avanss saņemts (bieži 30–50%)
• [ ] Noteikumi: virsstundas, plīsums un zudumi, atcelšana
• [ ] Klienta kontakts un otrs kontakts (koordinators, organizators)
• [ ] Datums rezervēts komandas kalendārā

Kā sastādīt tāmi, ko klients apstiprina ātri, — ceļvedī Kā sastādīt ēdināšanas tāmi.

2. posms. 2 nedēļas pirms: detaļas un loģistika

Divas nedēļas pirms jāatrisina visi jautājumi, kuru atbilde līdz pasākumam vairs nemainīsies.

Ar klientu:

• [ ] Galīgā karte un pozīciju skaits
• [ ] Bezalkoholiskie dzērieni, īpašas vēlmes, alerģijas
• [ ] Dienas grafiks: sagaidīšana, vakariņas, tosti, torte, pēdējais pasūtījums
• [ ] Papildu pakalpojumi: šampanieša piramīda, kafijas stacija, sagaidīšanas siena, šoti
• [ ] Kurš un kad paziņo galīgo viesu skaitu

Ar vietu:

• [ ] Bāra novietojums un letes izmērs
• [ ] Elektrība: rozetes tuvumā, jauda
• [ ] Ūdens: kur ņemt un kur izliet
• [ ] Ledus: vai ir saldētava vai vedam paši
• [ ] Iebraukšana, izkraušana, lifts, piekļuves laiks iekārtošanai
• [ ] Līdz cikiem drīkst strādāt un kad jāizved inventārs

Komandā:

• [ ] Bārmeņu un bārbeku skaits aprēķināts
• [ ] Maiņu piedāvājumi nosūtīti ar atbildes termiņu
• [ ] Vai vajag īrētu inventāru (glāzes, letes, ledusskapjus)

3. posms. 2 dienas pirms: komanda, iepirkums, pick list

Divas dienas pirms visam jābūt apstiprinātam un nopirktam, izņemot ledu un svaigos citrusus.

• [ ] Galīgais viesu skaits saņemts
• [ ] Katrs komandas loceklis atkārtoti apstiprinājis maiņu
• [ ] Instruktāža nosūtīta: adrese, grafiks, karte, koordinatora kontakts
• [ ] Dzērienu un miksētāju aprēķins atjaunināts pēc galīgā skaita
• [ ] Iepirkums veikts, čeki saglabāti
• [ ] Ledus pasūtīts (orientieris 1–1,5 kg uz viesi vasarā, 0,7–1 kg ziemā)
• [ ] Citrusi un garnīrs pasūtīti uz pasākuma dienu vai iepriekšējo
• [ ] Inventāra pick list sastādīts no kartes un viesu skaita
• [ ] Īrētās pozīcijas apstiprinātas, norādīts saņemšanas laiks
• [ ] Transports apstiprināts, šoferis zina izbraukšanas laiku

Kā sastādīt pick list — ceļvedī Kā nepazaudēt glāzes un inventāru izbraukuma pasākumos.

4. posms. Iekraušana: kas jāpārbauda pirms izbraukšanas

Iekraujiet pēc pick list un katru pozīciju atzīmējiet, liekot mašīnā, nevis „uz aci“.

• [ ] Glāzes pa veidiem, saskaitītas un pierakstītas
• [ ] Bāra instrumenti: šeikeri, džigeri, sietiņi, bāra karotes, naži, dēlīši
• [ ] Lete, aizmugures plaukts, galdauti, dekors
• [ ] Ledusskapji, termokastes, ledus trauki
• [ ] Dzērieni un miksētāji pēc iepirkuma saraksta
• [ ] Sīrupi, sagataves, garnīrs
• [ ] Palīgmateriāli: salvetes, salmiņi, iesmiņi, cimdi, atkritumu maisi, lupatiņas
• [ ] Pagarinātāji, sadalītāji, lukturītis
• [ ] Aptieciņa, mazgāšanas līdzeklis, sūkļi
• [ ] Kartes uz galdiem, vizītkartes
• [ ] Iekrautās mašīnas foto

5. posms. Uz vietas: iekārtošana un darbs

Uz vietas vadītājs atbild, lai bārs būtu gatavs 30 minūtes pirms pirmā viesa.

Iekārtošana:

• [ ] Ierašanās laikā (2–3 stundas pirms viesiem)
• [ ] Tikšanās ar koordinatoru, bāra vieta apstiprināta
• [ ] Lete salikta, elektrība un ūdens pārbaudīti
• [ ] Ledus traukos, rezerve aukstumā
• [ ] Sagataves gatavas, garnīrs sagriezts
• [ ] Glāzes izkārtotas, rezerve zem letes
• [ ] Izmēģinājuma kokteilis
• [ ] Gatavā bāra foto nosūtīts

Darba laikā:

• [ ] Sagaidīšanas dzēriens gatavs viesu ierašanās brīdī
• [ ] Bārbeks pārbauda ledu un glāzes ik 15–20 minūtes
• [ ] Vadītājs saskaņo grafiku ar koordinatoru
• [ ] Patēriņš tiek fiksēts, ja apmaksa pēc fakta
• [ ] Pēdējais pasūtījums izsludināts pēc klienta grafika

Detalizēts dienas grafiks ir ceļvedī Pasākuma dienas grafiks bāram un ēdināšanai.

6. posms. Bāra slēgšana: kas jāizdara pirms aizbraukšanas

Slēgšana nav tikai „nomazgāt un salikt“, tā ir pēdējā iespēja pamanīt zudumus uz vietas.

• [ ] Bārs slēgts saskaņotajā laikā, faktiskais laiks pierakstīts
• [ ] Glāzes savāktas no galdiem un zāles
• [ ] Glāzes saskaitītas pa veidiem, plīsums pierakstīts
• [ ] Dzērienu atlikumi: neatvērtās pudeles saskaitītas, atvērtās atzīmētas
• [ ] Vieta atstāta tādā stāvoklī, kādā pieņemta
• [ ] Atkritumi iznesti pēc vietas noteikumiem
• [ ] Koordinators pieņēmis vietu
• [ ] Foto pēc demontāžas un iekrautajām kastēm

7. posms. Atgriešana: noliktava un īre

Atgriešana noliktavā 24 stundu laikā ir likums, citādi zudumus vairs neatrast.

• [ ] Inventārs izkrauts un saskaitīts pret pick list
• [ ] Iztrūkums un plīsums ierakstīts atskaitē
• [ ] Glāzes nomazgātas un saliktas kastēs
• [ ] Īrētās pozīcijas atdotas, akts parakstīts
• [ ] Dzērienu atlikumi noliktavā vai atdoti klientam (ja apmaksa pēc patēriņa)
• [ ] Vadītāja atskaite saņemta: laiks, atlikumi, plīsums, incidenti
• [ ] Komandai samaksāts vai ierakstīts sarakstā

8. posms. Pēc pasākuma: gala rēķins un atsauksme

Saziņa pēc pasākuma pārvērš vienu pasākumu atkārtotā klientā un ieteikumos.

• [ ] Gala rēķins: virsstundas, plīsums, papildu pakalpojumi — 1–2 dienu laikā
• [ ] Atlikusī summa saņemta
• [ ] Pēc 2–3 dienām — pateicības ziņa klientam ar bāra foto
• [ ] Lūgums atstāt atsauksmi (Google, Facebook, Instagram)
• [ ] Viesi, kuri jautāja par bāru, ierakstīti kontaktos
• [ ] Īsa analīze ar komandu: kas nogāja greizi, ko mainīt
• [ ] Patēriņa norma uz viesi koriģēta nākamajām tāmēm

Cik ilgi aizņem katrs posms?

Orientieri kāzām vai korporatīvam pasākumam ar 80–120 viesiem:

Kā tas izskatās Garnify

Garnify katram pasākumam ir viena kartīte: tāme, grafiks, komanda, vieta un noliktavas pick list. Bārmeņi saņem maiņas Telegram, bet atgriešanu pārbauda pēc tā paša saraksta, ar kuru inventārs aizbrauca, tāpēc visa komanda strādā pēc viena saraksta.