Чек-лист выездного мероприятия: от брони до возврата бокалов

Выездное мероприятие проходит без сюрпризов, когда у каждого этапа есть свой короткий список и свой ответственный. Ниже восемь этапов — от брони до follow-up — с пунктами, которые можно скопировать в свой шаблон.

Как пользоваться: каждый пункт — одно действие, которое можно отметить. У каждого этапа должен быть один ответственный человек, даже если делают его несколько.

Этап 1. Бронь: что зафиксировать при подтверждении

Бронь считается подтверждённой, когда клиент согласовал смету и внёс предоплату, а не когда сказал «да, берём».

• [ ] Дата, время начала и окончания работы бара
• [ ] Площадка: адрес, название, контакт администратора
• [ ] Ориентировочное количество гостей (финальное — за 5–7 дней)
• [ ] Формат: all inclusive на гостя, оплата по расходу, почасовой бармен
• [ ] Пакет или меню в общих чертах
• [ ] Смета согласована клиентом письменно
• [ ] Предоплата получена (часто 30–50%)
• [ ] Условия: переработка за час, бой и потери, отмена
• [ ] Контакт клиента и второй контакт (координатор, организатор)
• [ ] Дата забронирована в календаре команды

Как собрать смету, которую клиент подтверждает быстро, — в гайде Как составить смету на кейтеринг.

Этап 2. За 2 недели: детали и логистика

За 2 недели снимаются все вопросы, ответ на которые не меняется до дня мероприятия.

С клиентом:

• [ ] Финальное меню и количество позиций
• [ ] Безалкогольные напитки, особые пожелания, аллергии
• [ ] Тайминг дня: welcome, ужин, тосты, торт, last call
• [ ] Допы: пирамида шампанского, кофе-станция, welcome-стена, шоты
• [ ] Кто и когда сообщает финальное количество гостей

С площадкой:

• [ ] Место бара и размер стойки
• [ ] Электричество: розетки рядом, мощность
• [ ] Вода: где набирать, где сливать
• [ ] Лёд: есть ли морозильник, или везём сами
• [ ] Заезд, разгрузка, лифт, время доступа для сетапа
• [ ] До какого времени можно работать и когда вывезти инвентарь

Внутри команды:

• [ ] Количество барменов и барбэков рассчитано
• [ ] Предложения смен отправлены, есть срок ответа
• [ ] Нужен ли арендованный инвентарь (бокалы, стойки, холодильники)

Этап 3. За 2 дня: команда, закупка, pick list

За 2 дня всё должно быть подтверждено и куплено, кроме льда и свежих цитрусов.

• [ ] Финальное количество гостей получено
• [ ] Каждый член команды подтвердил смену повторно
• [ ] Брифинг отправлен команде: адрес, тайминг, меню, контакт координатора
• [ ] Расчёт алкоголя и миксеров обновлён по финальному количеству
• [ ] Закупка сделана, чеки сохранены
• [ ] Лёд заказан (ориентир 1–1,5 кг на гостя летом, 0,7–1 кг зимой)
• [ ] Цитрусы и гарниши заказаны на день мероприятия или накануне
• [ ] Pick list инвентаря собран из меню и количества гостей
• [ ] Арендованные позиции подтверждены и указано время получения
• [ ] Транспорт подтверждён, водитель знает время выезда

Как формировать pick list — в гайде Как не терять бокалы и инвентарь.

Этап 4. Загрузка: что проверить перед выездом

Загружайте по pick list, каждую позицию отмечайте при погрузке, а не «на глаз».

• [ ] Бокалы по типам, пересчитаны и записаны
• [ ] Барный инструмент: шейкеры, джиггеры, стрейнеры, барные ложки, ножи, доски
• [ ] Стойка, бэкбар, скатерти, декор
• [ ] Холодильники, термобоксы, ёмкости для льда
• [ ] Алкоголь и миксеры по списку закупки
• [ ] Сиропы, заготовки, гарниши
• [ ] Расходники: салфетки, трубочки, шпажки, перчатки, мусорные мешки, тряпки
• [ ] Удлинители, тройники, фонарик
• [ ] Аптечка, моющее средство, губки
• [ ] Меню-таблички, визитки
• [ ] Фото загруженной машины

Этап 5. На площадке: сетап и работа

На площадке лид отвечает за готовность бара за 30 минут до первого гостя.

Сетап:

• [ ] Приезд вовремя (за 2–3 часа до гостей)
• [ ] Встреча с координатором, место бара подтверждено
• [ ] Стойка собрана, электричество и вода проверены
• [ ] Лёд в ёмкостях, запас в холоде
• [ ] Заготовки готовы, гарниши нарезаны
• [ ] Бокалы расставлены, запас под стойкой
• [ ] Пробная подача одного коктейля
• [ ] Фото готового бара отправлено

Во время работы:

• [ ] Welcome-напиток готов к приходу гостей
• [ ] Барбэк следит за льдом и бокалами каждые 15–20 минут
• [ ] Лид сверяет тайминг с координатором
• [ ] Расход фиксируется, если оплата по факту
• [ ] Last call объявлен по таймингу клиента

Подробное расписание дня — в гайде Тайминг дня мероприятия для бара и кейтеринга.

Этап 6. Закрытие бара: что сделать до отъезда

Закрытие — это не только «помыть и сложить», а последний шанс поймать потери на месте.

• [ ] Бар закрыт в согласованное время, фактическое время записано
• [ ] Бокалы собраны со столов и из зала
• [ ] Бокалы пересчитаны по типам, бой записан
• [ ] Остатки алкоголя: закрытые бутылки посчитаны, открытые отмечены
• [ ] Площадка оставлена в состоянии, как приняли
• [ ] Мусор вынесен по правилам площадки
• [ ] Координатор принял площадку
• [ ] Фото после разборки и загруженных коробок

Этап 7. Возврат: склад и аренда

Возврат на склад в течение 24 часов — правило, иначе потери уже не найти.

• [ ] Инвентарь разгружен и пересчитан против pick list
• [ ] Недостача и бой внесены в отчёт
• [ ] Бокалы вымыты и разложены по ящикам
• [ ] Арендованные позиции возвращены, акт подписан
• [ ] Остатки алкоголя на склад или возвращены клиенту (если оплата по расходу)
• [ ] Отчёт лида получен: время, остатки, бой, инциденты
• [ ] Команде выплачено или внесено в ведомость

Этап 8. Follow-up: финальный счёт и отзыв

Follow-up превращает одно мероприятие в повторного клиента и рекомендации.

• [ ] Финальный счёт: переработка, бой, допы — в течение 1–2 дней
• [ ] Остаток оплаты получен
• [ ] Через 2–3 дня — сообщение клиенту с благодарностью и фото бара
• [ ] Просьба об отзыве (Google, Facebook, Instagram)
• [ ] Контакты гостей, которые спрашивали про бар, внесены в базу
• [ ] Короткий разбор с командой: что пошло не так, что поменять
• [ ] Норма расхода на гостя скорректирована для следующих смет

Сколько времени занимает каждый этап

Ориентиры для свадьбы или корпоратива на 80–120 гостей:

Как это выглядит в Garnify

В Garnify у каждого мероприятия одна карточка: смета, тайминг, команда, площадка и pick list склада. Бармены получают смены в Telegram, а возврат проверяется по тому же списку, по которому инвентарь уезжал, поэтому вся команда работает по одному чек-листу.