Тайминг дня мероприятия для бара и кейтеринга

Если гости свадьбы приходят в 17:00, день бара начинается с загрузки около 11:30 и заканчивается разборкой около 01:00. Ниже — пример тайминга по часам и таблица, кто что делает, для свадьбы на 100 гостей с коктейльным баром.

Исходные данные примера:

• 100 гостей, загородная площадка в 40 минутах от склада;
• welcome с игристым в 17:00, ужин в 18:00, бар работает до 00:00;
• команда бара: лид, 2 бармена, 1 барбэк;
• кейтеринг: кухня и официанты отдельной командой, координатор со стороны клиента.

Пример тайминга свадьбы с началом в 17:00

Время подстраивается под конкретную площадку: если дорога занимает 1,5 часа, загрузка сдвигается на час раньше.

Загрузка: с чего начинается день

День бара начинается на складе за 5–6 часов до гостей. Загрузка по pick list занимает 45–90 минут: пересчитать бокалы по ящикам, проверить инструмент по описи, погрузить алкоголь и лёд последними.

• Лёд грузится в самый последний момент, в термобоксах.
• Цитрусы и свежие гарниши — в отдельной коробке сверху, чтобы не помялись.
• Перед выездом — фото загруженной машины.

Как собрать pick list и не потерять бокалы — в гайде Как не терять бокалы и инвентарь.

Приезд и сетап: 3,5 часа до гостей

Команда коктейльного бара приезжает за 3–3,5 часа до гостей, простого бара — за 2–2,5 часа. Первое действие на площадке — встреча с координатором, а не разгрузка: убедиться, что место бара, электричество и вода совпадают с договорённостью.

Сетап по порядку:

1. Стойка и бэкбар.
2. Электричество, свет, холодильники включить сразу, чтобы успели остыть.
3. Вода и мойка.
4. Заготовки: цитрусы режутся не раньше чем за 2–3 часа до подачи.
5. Бокалы: рабочий запас на стойке, резерв под ней.
6. Лёд в ёмкости за 30–40 минут до гостей.
7. Пробная подача и фото бара.

Бар должен быть полностью готов за 30–45 минут до гостей. Последние полчаса — брифинг, переодевание и розлив welcome-напитка.

Welcome: первый пик

Первый час — самый плотный по нагрузке: 100 гостей хотят напиток в первые 15–20 минут. Решение — налить игристое заранее и вынести на подносах.

• Розлив начинается за 10–15 минут до прихода первых гостей, не раньше, иначе выдохнется.
• Ориентир: 1 бокал игристого на гостя в первые 20 минут и ещё 0,5–0,7 до конца часа.
• Барбэк постоянно меняет пустые бокалы на чистые.
• Если по меню есть коктейли, бармены начинают их с 17:15, когда первая волна получила игристое.

Ужин: время пополниться

Во время ужина нагрузка на бар падает в 2–3 раза, потому что вино разносят официанты. Это время использовать для подготовки ко второму пику:

• пополнить лёд и заготовки;
• перемыть и расставить бокалы;
• выдать официантам вино и воду по согласованному графику;
• лиду — сверить с координатором время тостов, первого танца и торта.

Пиковые часы: 20:00–23:00

После первого танца начинается второй пик, и он длится 2–3 часа. Именно в эти часы расходуется 50–60% коктейлей за вечер.

• Все бармены на выдаче, барбэк обеспечивает лёд и бокалы каждые 15–20 минут.
• Меню упрощается, если очередь больше 6–8 человек: на время пика оставьте 3–4 быстрых коктейля.
• Лид следит, чтобы гости в сильном опьянении получали воду, а не следующий шот.

Last call и закрытие

Last call объявляется за 30 минут до закрытия бара, лучше через ведущего. После него бармены наливают простые напитки, а барбэк начинает собирать бокалы со столов.

• 23:30 — last call.
• 23:45 — только простые напитки, коктейльная станция сворачивается.
• 00:00 — бар закрыт, фактическое время записано.

Разборка: последний час

Разборка бара на 100 гостей занимает 45–60 минут. Порядок важен: сначала собрать и посчитать бокалы, потом разбирать стойку.

1. Сбор бокалов со всех столов, террас, туалетов.
2. Пересчёт бокалов по типам, бой записан.
3. Остатки алкоголя: закрытые бутылки посчитаны.
4. Мелкий инструмент по описи.
5. Разборка стойки и загрузка.
6. Фото после разборки, координатор принимает площадку.

Лид отправляет отчёт в течение часа после окончания. Что в нём должно быть — в гайде Как вести команду барменов. Полный список задач по всем этапам — в чек-листе выездного мероприятия.

Как это выглядит в Garnify

В Garnify тайминг, команда, площадка и pick list хранятся в одном мероприятии, и каждый бармен видит в Telegram своё время приезда и задачи. Фото сетапа и отчёт после смены появляются в ленте мероприятия.