Как не терять бокалы и инвентарь на выездных мероприятиях

Инвентарь теряется не на мероприятии, а в момент, когда его никто не считает: при загрузке «на глаз», при закрытии в спешке и при разгрузке «завтра разберём». Решение простое: pick list, собранный из меню, и три пересчёта — при загрузке, на закрытии и на складе.

Что такое pick list и как собрать его из меню

Pick list — это список всего, что уезжает на конкретное мероприятие, с количеством. Он собирается из меню и количества гостей, а не из памяти бармена.

Порядок сборки:

1. Из меню — тип бокала для каждого напитка. Игристое — флюте, вино — винный бокал, лонги — хайбол, коктейли — купе или рокс, шоты — стопка.
2. Из количества гостей — сколько бокалов каждого типа. Формула ниже.
3. Из формата — барное оборудование. Количество станций определяет число шейкеров, джиггеров, досок и ножей.
4. Из площадки — то, чего там нет. Столы, холодильники, удлинители, ёмкости для льда.
5. Расходники. Салфетки, трубочки, мешки — по количеству гостей.

Сколько бокалов брать на гостя

Базовая формула: гости × коэффициент оборота × 1,1 (запас на бой).

Пример: свадьба, 80 гостей, 5 часов, мойка на месте. Меню: игристое на welcome, вино, 4 коктейля.

• Флюте: 80 × 1,1 = 88, округляем до 90 (2 ящика по 45 или как у вас упаковано).
• Винные: 80 × 1,5 × 1,1 = 132, берём 135.
• Коктейльные (рокс/купе): 80 × 2 × 1,1 = 176, берём 180.
• Хайболы под воду и безалкогольное: 80 × 1 × 1,1 = 88, берём 90.

Итого около 495 бокалов. Это число надо записать, потому что именно его вы будете сверять на закрытии. Подробнее о норме бокалов и льда — в гайде Сколько льда и бокалов нужно на гостя.

Как организовать выдачу и возврат: три пересчёта

Каждая единица инвентаря считается минимум три раза. Каждый пересчёт записывается рядом с pick list, а не в голове.

Пересчёт 1 — загрузка на складе. Кто-то один читает pick list, второй грузит и подтверждает. Бокалы считаются ящиками: удобно, когда в каждом ящике фиксированное количество (например, 25 или 36). Неполный ящик подписывается.

Пересчёт 2 — закрытие на площадке. После последнего гостя барбэк собирает бокалы со всех столов, террас и туалетов. Лид пересчитывает по типам и записывает: сколько целых, сколько разбито, сколько не найдено.

Пересчёт 3 — разгрузка на складе. В течение 24 часов инвентарь сверяется с pick list. Расхождение между пересчётом 2 и 3 означает потерю в дороге или при разгрузке.

Если пересчёт 2 пропустить, вы никогда не узнаете, остались бокалы на площадке или разбились в машине. А площадку можно попросить поискать, только пока вы ещё там.

Как фиксировать бой и потери

Бой фиксируется сразу, на месте, а не по памяти на следующий день. Простое правило для команды: разбили бокал — осколки в отдельный контейнер, отметка в списке.

Что записывать:

• тип и количество;
• причина, если известна (гость, бармен, транспорт);
• фото, если бой крупный (уронили ящик, сломали стойку).

Ориентиры нормы боя на выездном мероприятии:

Если бой стабильно выше нормы, проверьте упаковку (перегородки в ящиках), транспортировку (ящики закреплены?) и момент сбора бокалов со столов.

Как работать с арендованным инвентарём

Арендованный инвентарь требует того же порядка, что и свой, плюс акт при получении и возврате.

• При получении — пересчитать при поставщике и записать в акт, сфотографировать сколы и дефекты.
• Хранить отдельно от своего, в ящиках поставщика, с маркировкой.
• Уточнить заранее: возвращать вымытым или грязным, и сколько стоит мойка.
• Уточнить цену за единицу потерянного или разбитого — она войдёт в ваш счёт клиенту.
• Вернуть в срок: многие прокаты считают просрочку как дополнительные сутки.

Удобно, когда арендованные позиции идут отдельной строкой в pick list, с пометкой «аренда» и именем поставщика.

Как включать ущерб в финальный счёт клиенту

Ущерб включается в финальный счёт, только если условия были прописаны в смете или договоре до мероприятия. Формулировка может быть такой: «Бой и невозвращённый инвентарь сверх 3% оплачиваются по цене: бокал — €X, шейкер — €Y» (цены ставьте по фактической стоимости замены без НДС).

Как выставлять:

1. Посчитайте бой и недостачу по пересчёту 2.
2. Вычтите норму, если она указана в договоре.
3. Добавьте отдельной строкой в финальный счёт, с количеством и ценой.
4. Приложите фото, если есть.
5. Отправьте вместе с переработкой и допами, в течение 1–2 дней.

Клиенты спокойно принимают такую строку, если она была в смете и подтверждена фактами. Без этого лучше списать небольшой бой на свои расходы и добавить условие в следующую смету. Как сформулировать условия в смете — в гайде Как составить смету на кейтеринг.

Что кроме бокалов теряется чаще всего

Чаще всего пропадает мелкий инструмент, который никто не считает поштучно: барные ложки, джиггеры, стрейнеры, щипцы для льда, ножи, открывалки, зарядки для терминалов и удлинители. По стоимости это немного, но без джиггера бар на следующем мероприятии не откроется вовремя.

• Собирайте мелкий инструмент в один подписанный кейс на каждую станцию, с описью на крышке.
• На закрытии лид проверяет кейс по описи так же, как бокалы.
• Удлинители и тройники маркируйте цветной изолентой: на площадке их легко спутать с чужими.
• Сервировочные доски, подносы и ёмкости для льда записывайте в pick list отдельными строками.

Что ещё помогает не терять инвентарь

• Маркировка. Цветная наклейка или гравировка на дне бокала отличает ваши бокалы от бокалов площадки.
• Фиксированное количество в ящике. Считать 20 ящиков по 25 быстрее, чем 500 бокалов.
• Один ответственный. На каждом мероприятии один человек отвечает за инвентарь, обычно лид или барбэк.
• Фото коробок перед загрузкой. Помогает понять, что уехало, если список потерялся.

Полный перечень этапов, где инвентарь проверяется, есть в чек-листе выездного мероприятия.

Как это выглядит в Garnify

В Garnify pick list собирается из мероприятия: меню и количества гостей. При выезде и возврате команда отмечает каждую позицию, и вы видите, что каждый бокал уехал и каждый вернулся, а расхождения сразу видны в карточке мероприятия.