Сколько алкоголя нужно на гостя: расчёт для свадьбы и корпоратива

На одного пьющего гостя закладывайте 2 порции в первый час и примерно по 1 порции в каждый следующий час: на 5-часовое мероприятие это около 6 порций. Дальше эти порции делятся по категориям напитков, переводятся в бутылки и получают запас 10–15%. Ниже — формула, готовые раскладки и два примера на 50 и 100 гостей, как мы считаем это на выездном баре.

Какая базовая формула расчёта алкоголя на гостя?

Базовая формула: порции = пьющие гости × (2 + количество часов − 1). Первый час гости пьют активнее — welcome drink, встреча, тосты, — поэтому на него закладываем 2 порции. Дальше темп выравнивается до одной порции в час.

Одна порция — это:

• бокал вина 150 мл;
• флюте игристого 125 мл;
• пиво 0,5 л (или бутылка 0,33 л, если гости пьют из бутылок);
• 40 мл крепкого — чистым, с миксером или в коктейле.

Что важно скорректировать сразу:

• Считайте только пьющих. Дети, водители, беременные, непьющие — обычно 10–20% списка. Если пара не знает точно, берите 10%.
• Свадьба против корпоратива. На свадьбе с танцами до ночи темп после третьего часа часто держится 1–1,5 порции в час. На корпоративе в будний день, где половина уйдёт к 22:00, честнее считать 1 порцию в час после первого и учитывать отток гостей.
• Сезон и формат. Летом на улице растёт доля пива, игристого и лонгдринков, зимой — вина и крепкого. Фуршет без посадки пьёт быстрее банкета.

Как разделить порции по категориям?

Раздел зависит от публики, но для старта подойдут такие доли. Уточните их у клиента в брифе: один вопрос «что у вас обычно пьют» экономит половину ящиков.

Красное и белое для свадьбы обычно делят примерно пополам, летом белому и розе отдают 60%. Если на свадьбе есть отдельный тост игристым для всех, проверьте, что игристого хватает минимум на одну флюте на гостя плюс welcome drink.

Сколько порций в бутылке?

Переводить порции в бутылки проще всего по фиксированным коэффициентам:

Если коктейль содержит 50–60 мл алкоголя (например, две базы), считайте его как 1,5 порции.

Пример: свадьба на 100 гостей, 5 часов

Возьмём 100 взрослых пьющих гостей на 5 часов: 100 × (2 + 4) = 600 порций.

Внутри крепкого разложите по вкусам гостей: на латвийской свадьбе это обычно водка, виски, ром для коктейлей и джин для джин-тоника. При 10 бутылках разумно, например, 3 водки, 3 виски, 2 джина, 2 рома.

Пример: корпоратив на 50 гостей, 5 часов

50 гостей × 6 порций = 300 порций. Если по опыту треть уходит после третьего часа, можно снизить до 260–270, но для первого расчёта оставим 300.

Какой запас брать и как не остаться с лишним?

Берите запас 10–15% сверху расчёта, а по позиции, которая «уходит» быстрее всего на таких мероприятиях, — до 20%. Закончившееся вино в 23:00 запомнят дольше, чем любой коктейль.

Чтобы запас не превращался в лишние расходы:

1. Договоритесь о возврате закрытых бутылок с поставщиком до мероприятия. Если работаете по модели «оплата по факту», возврат неоткрытого — стандартное условие (подробнее о моделях — в гайде как брать оплату за бар).
2. Не открывайте новую бутылку, пока не закончена текущая. Бармен держит открытыми не больше 1–2 бутылок каждой позиции.
3. Храните запас отдельно — в ящиках за баром или в подсобке, а не на рабочей стойке.
4. Сверяйте в конце вечера: сколько уехало, сколько вскрыто, сколько вернулось. Эти цифры — лучший источник для следующего расчёта.

Не забудьте безалкогольное: вода, соки, газировка, лимонады — 1–1,5 л на гостя за 5 часов, а летом больше. Миксеры для крепкого — примерно 150 мл на каждую порцию с миксером. Лёд и бокалы считаются отдельно — см. сколько льда и бокалов нужно на мероприятие.

Чек-лист расчёта

• Число пьющих гостей (минус дети, водители, непьющие).
• Длительность бара в часах, а не всего мероприятия.
• Формат: банкет, фуршет, вечеринка; сезон; улица или зал.
• Доли по категориям, согласованные с клиентом.
• Перевод в бутылки по коэффициентам.
• Запас 10–15% и договорённость о возврате закрытого.
• Безалкогольное, миксеры, лёд.

Как это выглядит в Garnify

В Garnify список бутылок по каждому мероприятию превращается в лист сборки для склада: команда видит, что выезжает на событие, а после — что вернулось обратно. Бармены получают смену через Telegram-бот и знают состав бара заранее, без отдельных таблиц в чате.