Сколько льда, бокалов и расходников нужно на мероприятие

Закладывайте 0,5 кг льда на гостя для бара без коктейлей, 1 кг для коктейльного бара и до 1,5 кг летом на улице, плюс отдельный лёд на охлаждение бутылок. Бокалов каждого используемого типа нужно 1,25–2 на гостя, в зависимости от того, есть ли мойка на месте, и ещё 5–10% на бой. Ниже — нормы, сводная таблица и разбор свадьбы на 80 гостей.

Сколько льда нужно на гостя?

Лёд для напитков считайте от формата бара:

• Вино, пиво, игристое, безалкогольное — 0,5 кг на гостя.
• Коктейльный бар — 1 кг на гостя.
• Лето, улица, жара, много лонгдринков и мохито — 1,5 кг на гостя.

Если меню уже известно, точнее считать от порций:

Лёд для охлаждения считается отдельно. Бутылки белого, игристого, пива и воды охлаждают в ваннах со льдом и водой: на ванну примерно на 20–25 бутылок уходит 10–15 кг, и за вечер её подсыпают 1–2 раза. На свадьбу на 100 человек это обычно 25–40 кг.

Практические вещи, которые важнее формулы:

• Лёд для напитков должен быть пищевым и прозрачным; лёд для ванн можно брать дешевле.
• Привозите лёд как можно ближе ко времени начала и храните в термобоксах, а не в открытых вёдрах.
• Дроблёный лёд проще брать готовым, чем колоть на месте во время пика.
• Запас 15–20% по льду — норма: лёд тает, а закончившийся лёд останавливает весь бар.

Сколько бокалов нужно на гостя?

Количество бокалов зависит в первую очередь от того, моете ли вы посуду на площадке. Гости ставят бокал и берут новый, поэтому «один бокал на гостя» почти никогда не работает.

Сверху добавляйте на бой: около 5% в зале и до 10% на улице, у танцпола или на фуршете. Это и запас на бой, и запас на бокалы, которые гости уносят с собой на танцпол и оставляют на подоконниках.

Если площадка даёт свою посуду, уточните, какие типы и сколько штук, а также кто моет и до какого часа работает посудомойка.

Сколько салфеток, трубочек и другой мелочи?

Расходники, которые чаще всего забывают:

• Коктейльные салфетки — 3 на гостя на вечер.
• Трубочки — по одной только на напитки, где они нужны (лонгдринки, дроблёный лёд), плюс 10%. В ЕС пластиковые одноразовые трубочки ограничены, поэтому берите бумажные или многоразовые.
• Шпажки для украшений — по числу коктейлей с украшением на шпажке.
• Полотенца для бара — 2–3 на бармена.
• Мешки для мусора — 1 на каждые 25–30 гостей, плюс отдельно для стекла.
• Одноразовые перчатки, доски, ножи, сироп, сахар — по составу меню.

Сколько гарнира и цитрусовых брать?

Цитрусовые считайте от того, идут они на сок или на украшение:

• Лайм: 8 долек или 25–30 мл сока.
• Лимон: 8–10 долек, 10–12 цедр или 35–40 мл сока.
• Апельсин: около 8 полуколец.
• Мята: пучок примерно 50 г — это 6–7 мохито.

Сверху 15% запаса: часть фруктов окажется мелкой или сухой, часть украшений уйдёт на подготовку бара и фото.

Пример: свадьба на 80 гостей, 5 часов

Коктейльный бар плюс вино и игристое. Предположим, гости выпьют около 200 коктейлей: 60 мохито, 60 спритцев, 50 джин-тоников, 30 виски сауэров. Общий объём алкоголя считается отдельно — см. сколько алкоголя нужно на гостя.

Лёд:

Бокалы (мойка на месте, банкет + танцы, запас 5–10%): винных 100, флюте 90, хайболов 90, роксов 50, стаканов для воды 85.

Гарнир и расходники:

• лаймы: 30 на мохито + 7 на дольки в джин-тоник + 15% ≈ 43 шт.;
• лимоны на сауэр: 30 × 25 мл = 750 мл сока ≈ 22 шт. + 15% ≈ 25 шт.;
• апельсины на спритц: 60 полуколец ≈ 8 шт. + запас = 9–10 шт.;
• мята: 10 пучков;
• трубочки: 60 мохито + 50 джин-тоников + 10% ≈ 120 шт.;
• салфетки: 80 × 3 = 240, берите 250.

Чек-лист перед выездом

• Лёд в напитки и отдельно лёд на охлаждение, термобоксы, время доставки.
• Бокалы по типам с учётом мойки и боя.
• Салфетки, трубочки, шпажки, полотенца, мешки.
• Цитрусовые и зелень с запасом 15%.
• Кто моет посуду на площадке и куда ставится грязное.
• Счёт бокалов на выезде и на возврате.

Как это выглядит в Garnify

В Garnify список бокалов и расходников собирается из мероприятия в лист сборки для склада. На выезде отмечается, что ушло, на возврате — что вернулось: каждый бокал уехал, каждый бокал приехал обратно, а бой виден сразу, а не через неделю.