Kā uzlabot ēdināšanas biznesu: 10 soļi uz kārtību

Ātrākais veids, kā uzlabot ēdināšanas biznesu, ir ieviest kārtību darbā: viena vieta visai informācijai par pasākumu, standarta anketa, tāmju veidnes, ātra atbilde uz pieprasījumiem, skaidras komandas lomas un saraksti iepakošanai un atgriešanai. Zemāk ir 10 soļi tādā secībā, kādā tos vērts ieviest. Katru var sākt jau šonedēļ.

Gandrīz visas kateiringa problēmas — aizmirsta glāžu kaste, bārmenis nepareizajā vietā, klients, kurš ir pārliecināts, ka „vienojāmies par 100 viesiem“ — rodas nevis sliktas virtuves vai bāra dēļ, bet tāpēc, ka informācija dzīvo piecās vietās vienlaikus.

Kā saprast, ka laiks ieviest kārtību?

Laiks ir, ja vismaz trīs punkti attiecas uz jums:

• aktuālā tāme jāmeklē sarakstē;
• pasākuma dienā vadītājs saņem vairāk nekā 10 zvanus no komandas;
• vismaz reizi sezonā līdz norises vietai nav nonācis kaut kas svarīgs: ledus, bāra lete, pagarinātājs;
• kurš strādās sestdien, jūs uzzināt ceturtdien;
• pēc sezonas nav skaidrs, cik glāžu pazudis;
• pieprasījumi no Instagram dažreiz paliek bez atbildes.

Katrs no 10 soļiem zemāk novērš vienu vai vairākas no šīm problēmām.

1. Turiet visu par pasākumu vienuviet

Katram pasākumam vajag vienu kartīti, kurā ir viss: klients un kontaktpersonas, datums un laiki, norises vieta ar adresi un administratora kontaktu, viesu skaits, tāme, ēdienkarte vai bāra karte, komanda, aprīkojuma saraksts un izmaiņu vēsture.

Pārbaude ir vienkārša: ja pasākuma vadītājs saslimst, vai kolēģis 5 minūtēs saprot, kas klientam apsolīts? Ja atbilde ir „jāpameklē viņas telefonā“, 1. solis nav izdarīts.

Kas jāglabā pasākuma kartītē:

• klients un viņa loma (pasūtītājs, organizators, kontakts uz vietas);
• norises vieta: adrese, iebraukšanas laiks, stāvvieta, lifts, ūdens un elektrība;
• formāts un laika plāns: sākums, beigas, svarīgie brīži (tosts, torte, pirmā deja);
• viesi: skaits, bērni, veģetārieši, alerģijas;
• apstiprinātā tāme un visas tās versijas;
• komanda un maiņas;
• aprīkojuma saraksts izbraukumam.

2. Pieņemiet katru pieprasījumu pēc standarta anketas

Standarta anketa ir 10–12 jautājumi, ko uzdodat katram klientam pirms tāmes aprēķina. Bez tās tāme tiek rēķināta „uz aci“, un vēlāk sākas piemaksas un strīdi.

Minimālā anketa ēdināšanai un izbraukuma bāram:

1. Datums, sākuma un beigu laiks.
2. Norises vieta un pilsēta (attālums ietekmē piegādi).
3. Pieaugušo viesu un bērnu skaits.
4. Formāts: furšete, bankets, kafijas pauze, bārs.
5. Iemesls: kāzas, korporatīvs pasākums, dzimšanas diena, konference.
6. Alkohols: kura, kāds, vai ir ierobežojumi.
7. Budžets vai orientieris uz viesi.
8. Īpašas prasības: alerģijas, halāls, veģetāra ēdienkarte.
9. Kas jau ir uz vietas: galdi, trauki, bāra lete, virtuve.
10. Kurš ir kontaktpersona pasākuma dienā.

Sūtiet anketu kā īsu formu vai sarakstu ziņā. Klienti labprāt atbild uz konkrētiem jautājumiem un daudz sliktāk — uz „pastāstiet sīkāk“.

3. Gatavojiet tāmes no veidnēm un paketēm

Tāmju veidnes un gatavas paketes saīsina aprēķinu no stundas līdz 10–15 minūtēm un novērš kļūdas tipa „aizmirsu piegādi“. Latvijas tirgū izbraukuma bāri parasti piedāvā „viss iekļauts“ cenu par viesi bez PVN (21%), ar 2–3 cenu pakāpēm pēc viesu skaita, parasti €29–50 par viesi.

Paketes cenu piemērs:

Pievienojiet skaidrus papildpakalpojumus: šampanieša piramīda ap €5 par viesi, kafijas stacija, sagaidīšanas siena €60–140 dienā. Pakete uzreiz atbild uz jautājumu „cik tas maksās“, bet papildpakalpojumi ļauj palielināt čeku bez kaulēšanās. Vairāk par aprēķinu — ceļvedī kā sastādīt kateiringa tāmi.

Veidnē turiet arī pašizmaksu: produkti, dzērieni, personāls, transports, noma. Klients redz cenu, jūs redzat, vai pasākumā ar 25 viesiem kaut kas paliek pāri.

4. Atbildiet uz pieprasījumiem stundas laikā

Ātra atbilde ir lētākais veids, kā iegūt vairāk pasūtījumu. Daudzi uzņēmumi atbild „dažu stundu laikā“ vai „1–2 darba dienās“, tāpēc atbilde stundas laikā jau jūs izceļ.

Darba standarts:

• pirmā atbilde — līdz 1 stundai darba laikā: „Saņēmām, te ir 3 jautājumi aprēķinam“;
• tāme — līdz 24 stundām;
• atgādinājums, ja klients klusē, — pēc 2–3 dienām.

Visiem pieprasījumiem — no mājaslapas, Instagram, WhatsApp, telefona — jānonāk vienā sarakstā. Citādi ziņa no Instagram pazūd jau nākamajā dienā. Kā to sakārtot bez atsevišķa darbinieka — ceļvedī kā ātri atbildēt uz pieprasījumiem.

5. Saskaņojiet tāmi rakstiski, nevis pa telefonu

Katrai izmaiņai pasākumā jābūt apstiprinātai rakstiski. „Mēs taču pa telefonu vienojāmies par 90 viesiem“ ir klasisks konfliktu un zaudētas naudas iemesls.

Kā darīt pareizi:

• sūtiet klientam saiti vai PDF ar tāmi, kur redzama versija un datums;
• lūdziet skaidru apstiprinājumu: pogu „apstiprināt“ vai atbildi „apstiprinu“;
• mainoties viesu skaitam vai ēdienkartei — jauna tāmes versija, nevis labojums čatā;
• fiksējiet galīgo viesu skaitu 5–7 dienas pirms pasākuma.

Pēc apstiprinājuma ņemiet avansu. Parasti 30–50% datuma rezervēšanai pietiek, lai klients nedēļu pirms kāzām neaizietu pie cita.

6. Izmantojiet degustāciju kā daļu no pārdošanas

Bezmaksas degustācija Latvijā ir norma kāzām un lielākiem korporatīviem pasākumiem, un tā noslēdz darījumus labāk par jebkuru prezentāciju. Svarīgi, lai tā nekļūtu bezgalīga.

Noteikumi, kas strādā:

• degustācija pēc provizoriskās tāmes saskaņošanas, nevis pirms;
• 3–5 ēdienkartes pozīcijas vai 3–4 kokteiļi, nevis visa karte;
• ne vairāk kā 2–4 cilvēki no klienta puses;
• uzreiz pēc degustācijas — galīgā tāme un piedāvājums rezervēt datumu.

Ja klients vēlas otru degustāciju, to var padarīt maksas, ieskaitot summu pasūtījumā.

7. Sadaliet komandas lomas un maiņas

Katram pasākumā iesaistītajam iepriekš jāzina trīs lietas: kur jābūt, cikos un ko tieši darīt. Ja bārmenis uzzina adresi kāzu dienas rītā, problēma nav bārmenī.

Pamatlomas izbraukumā:

• pasākuma vadītājs — saziņa ar klientu un norises vietu, laika plāns;
• vecākais bārmenis / šefpavārs — kvalitāte, ēdienkarte, lēmumi uz vietas;
• bārmeņi un viesmīļi — apkalpošana;
• bārbeks / palīgs — ledus, glāzes, trauki, tīrība.

Orientieris izbraukuma bāram: 1 bārmenis uz 40–60 viesiem ar 5–7 kokteiļu karti, plus bārbeks no 80–100 viesiem. Piemērs: 80 viesi, 5 stundas — 2 bārmeņi un 1 bārbeks. Kā plānot maiņas un strādāt ar ārštata bārmeņiem — ceļvedī kā organizēt bārmeņu maiņas.

Maiņas apstiprinājumam jābūt skaidram: cilvēks atbildēja „jā“, nevis „liekas, ka teicu“.

8. Lietojiet iepakošanas un atgriešanas sarakstus

Iepakošanas saraksts tiek veidots no pasākuma, nevis no atmiņas. Viesu skaits, kokteiļi un apkalpošanas formāts nosaka, kas jāieliek mašīnā.

Minimums:

• iepakošana: katra glāžu kaste, šeikeri, ledus, bāra lete, galdauti, pagarinātāji — ar daudzumu;
• izbraukšana: kurš iekrāva un kurš pārbaudīja;
• atgriešana: pārskaitīšana pēc pasākuma, saplīsušo un pazudušo uzreiz pieraksta.

Princips „katra glāze aizbrauca — katra glāze atgriezās“ sezonā ietaupa simtiem eiro. 15 pazudušas glāzes vienās kāzās nav katastrofa, bet 15 glāzes katrās no 30 kāzām jau ir jūtama summa. Gatavs saraksts — pasākuma pārbaudes sarakstā.

9. Uzrakstiet pasākuma dienas laika plānu

Pasākuma dienas laika plāns ir grafiks minūtēs no mašīnas iekraušanas līdz aizbraukšanai no norises vietas, ko redz visa komanda. Tas novērš lielāko daļu zvanu „kad mēs...“.

Piemērs kāzām ar 80 viesiem, bārs no 18:00 līdz 23:00:

Nosūtiet laika plānu komandai 1–2 dienas iepriekš un vēlreiz no rīta. Pievienojiet norises vietas administratora kontaktu.

10. Piezvaniet klientam pēc pasākuma un palūdziet atsauksmi

Zvans vai ziņa 1–3 dienas pēc pasākuma ir gan serviss, gan mārketings. Pajautājiet, kas patika un ko uzlabot, un palūdziet atsauksmi Google vai Instagram, kamēr iespaidi ir svaigi.

Vienkāršs scenārijs:

1. 1.–3. diena: „Paldies, kā jums patika vakars? Ko mēs varētu uzlabot?“
2. Ja atsauksme laba — saite uz Google atsauksmi.
3. Pēc 10–11 mēnešiem — atgādinājums par gadadienu vai nākamo korporatīvo pasākumu.

Atkārtoti klienti un ieteikumi ir stabilākais pasūtījumu avots kateiringam. Vairāk — ceļvedī ko darīt pēc pasākuma.

Kā ieviest: viens solis nedēļā

Nemēģiniet ieviest visus 10 soļus uzreiz. Darba secība: 1. nedēļa — viena pasākuma kartīte un anketa; 2. nedēļa — tāmju veidnes; 3. nedēļa — lomas un laika plāns; 4. nedēļa — iepakošanas un atgriešanas saraksti. 4., 5., 6. un 10. solis pievienojas pa ceļam.

Ja šobrīd viss dzīvo Excel tabulās un čatos, sāciet ar gaidāmo pasākumu pārnešanu vienuviet. Kā to izdarīt, nezaudējot datus — ceļvedī kā pāriet no Excel uz CRM.

Kā tas izskatās Garnify

Garnify katram darījumam ir viens vai vairāki pasākumi, kur kopā ir klients, norises vieta, tāme no paketēm, komanda un aprīkojuma saraksts. Klients apstiprina tāmi ar vienu klikšķi pēc saites, bārmeņi saņem maiņu piedāvājumus caur Telegram botu, bet noliktava veido iepakošanas sarakstu no pasākuma un pārbauda katras vienības atgriešanu. Esošās tabulas, PDF vai fotoattēlus var augšupielādēt, un Garnify pats tos sakārto pa pasākumiem un klientiem.